Arbeitszeugnis lesen: Formulierungen, Noten und Korrekturen richtig einordnen

Ein Arbeitszeugnis kann berufliche Leistungen positiv darstellen und dennoch schwächer ausfallen, als es auf den ersten Blick erscheint. Wer sein Arbeitszeugnis lesen und prüfen will, sollte deshalb nicht nur auf einzelne Formulierungen achten, sondern Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbewertung, Sozialverhalten und Gesamturteil zusammen betrachten. Fehler oder unzutreffende Bewertungen lassen sich beanstanden, ein Anspruch auf eine frei gewählte Formulierung oder automatisch gute Zeugnisnote besteht jedoch nicht.

Welcher Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht?

Nach § 109 Gewerbeordnung haben Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Gesetz unterscheidet zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis.

• Einfaches Arbeitszeugnis: Es enthält mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit.
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Auf Verlangen werden zusätzlich Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis beurteilt.

Wer eine aussagekräftige Grundlage für spätere Bewerbungen benötigt, sollte ausdrücklich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen. Der Arbeitgeber muss diese erweiterte Beurteilung nicht ungefragt ausstellen. Für Auszubildende gilt die besondere Regelung des § 16 Berufsbildungsgesetz. Danach muss das Ausbildungszeugnis unter anderem Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten nennen. Angaben zu Leistung und Verhalten werden auf Verlangen aufgenommen.

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Merkmale oder Formulierungen, die einen anderen als den aus dem Wortlaut ersichtlichen Sinn vermitteln sollen, sind unzulässig. Damit verbietet das Gesetz versteckte Geheimzeichen. Das bedeutet allerdings nicht, dass jede zurückhaltende oder ungewöhnliche Formulierung automatisch rechtswidrig ist. Maßgeblich bleibt, welche Aussage sich für einen verständigen Leser aus dem gesamten Zeugnis ergibt.

Eine elektronische Ausstellung ist nach § 109 Gewerbeordnung mit Einwilligung des Arbeitnehmers möglich. Ohne eine solche Einwilligung kann der Arbeitgeber nicht einseitig auf eine elektronische Fassung ausweichen.

Was in einem qualifizierten Arbeitszeugnis stehen sollte

Ein qualifiziertes Zeugnis soll Außenstehenden ein nachvollziehbares Bild der Beschäftigung vermitteln. Dazu gehört zunächst eine hinreichend genaue Beschreibung der wesentlichen Aufgaben. Berufsbezeichnung und Beschäftigungsdauer allein reichen dafür häufig nicht aus. Erkennbar sein sollten etwa fachliche Schwerpunkte, Verantwortungsumfang, Leitungsaufgaben oder besondere Zuständigkeiten, soweit sie die Tätigkeit wesentlich geprägt haben.

Die Leistungsbeurteilung kann insbesondere Fachkenntnisse, Arbeitsweise, Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit und Arbeitserfolg erfassen. Hinzu kommt die Bewertung des Sozialverhaltens, meist gegenüber Vorgesetzten und Kollegen sowie gegebenenfalls Kunden oder anderen Geschäftspartnern. Die einzelnen Aussagen sollten zu einem nachvollziehbaren Gesamturteil führen.

Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass eine bloße Tabelle mit Einzelkriterien und Schulnoten den Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis regelmäßig nicht erfüllt. Ein solcher Bewertungsbogen lässt Gewichtungen, Zusammenhänge und individuelle Besonderheiten nur unzureichend erkennen. Die Beurteilung soll grundsätzlich als ausformulierter Text vorliegen.

Auch Standardformulierungen entbinden den Arbeitgeber nicht von einer individuellen Bewertung. Umgekehrt kann ein Zeugnis rechtlich ordnungsgemäß sein, obwohl es sprachlich knapp gehalten ist. Entscheidend sind nicht Umfang und rhetorischer Aufwand, sondern Wahrheit, Klarheit und Vollständigkeit der wesentlichen Angaben.

Arbeitszeugnis-Formulierungen und ihre übliche Bedeutung

Die bekannte Zufriedenheitsskala ist keine gesetzlich festgelegte Übersetzungstabelle. Sie hat sich in der Zeugnispraxis entwickelt und wird auch von den Arbeitsgerichten zur Einordnung herangezogen. Typischerweise werden die Formulierungen wie folgt verstanden:

• „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“: üblicherweise sehr gut
• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“: gut
• „zu unserer vollen Zufriedenheit“: befriedigend
• „zu unserer Zufriedenheit“: häufig ausreichend
• „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“: häufig mangelhaft

Gerichtlich bestätigt ist insbesondere die Unterscheidung zwischen „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ als guter und „zur vollen Zufriedenheit“ als befriedigender Leistung. Das Zeitwort „stets“ signalisiert eine durchgehend erreichte Leistung und hebt die Bewertung daher an.

Für schlechtere Abstufungen existiert keine ebenso starre und allgemeingültige Zuordnung. Auch bei vermeintlich eindeutigen Standardformeln darf ein einzelner Satz nicht aus seinem Umfeld gelöst werden. Nach der Rechtsprechung bildet das Zeugnis ein einheitliches Ganzes. Eine Gesamtformel kann durch auffallend schwache Einzelbewertungen, erhebliche Auslassungen oder Widersprüche relativiert werden.

Einschränkende Wörter genau prüfen

Wörter wie „insgesamt“, „im Wesentlichen“ oder „im Großen und Ganzen“ können eine Aussage abschwächen. Das Bundesarbeitsgericht hat etwa darauf hingewiesen, dass „insgesamt“ hinter einer sonst durchgehend sehr guten Beurteilung zurückbleiben kann. Ob daraus ein Korrekturanspruch folgt, hängt jedoch vom konkreten Zusammenhang ab.

Auch scheinbar positive Sätze können begrenzt sein, wenn sie nur einzelne Eigenschaften hervorheben und zentrale Leistungskriterien auslassen. Wer beispielsweise leitend tätig war, sollte prüfen, ob Führungsverantwortung, Organisation und Arbeitserfolg überhaupt vorkommen. Eine ungewöhnliche Reihenfolge ist dagegen nicht automatisch ein Geheimcode. Branchenübliche Erwartungen können bei der praktischen Wirkung eine Rolle spielen, ersetzen aber nicht die rechtliche Gesamtprüfung.

Die Tätigkeitsbeschreibung ist ebenso wichtig wie die Zeugnisnote

Viele Beschäftigte konzentrieren sich auf die Zufriedenheitsformel und übersehen sachliche Lücken im Aufgabenprofil. Für künftige Arbeitgeber kann die Tätigkeitsbeschreibung jedoch mindestens ebenso bedeutsam sein. Fehlen zentrale Aufgaben, besondere Projekte oder Leitungsbefugnisse, entsteht möglicherweise ein unzutreffend kleines Bild der bisherigen Position.

Zu prüfen sind daher Beschäftigungszeitraum, Positionsbezeichnung, Abteilung, wesentliche Aufgaben und Verantwortungsumfang. Angaben sollten genau, aber nicht mit jeder nebensächlichen Einzeltätigkeit überladen sein. Maßstab ist, ob ein Dritter die tatsächlich ausgeübte Arbeit und ihre Bedeutung einordnen kann.

Besonders auffällig sind innere Widersprüche. Eine detaillierte Beschreibung anspruchsvoller Verantwortung passt beispielsweise nur schwer zu einer sehr zurückhaltenden Leistungsbewertung, wenn der Text dafür keine nachvollziehbare Erklärung bietet. Ebenso kann eine gute Gesamtformel unstimmig wirken, wenn die vorherigen Sätze nur Einsatzbereitschaft loben, aber keine Arbeitsergebnisse erkennen lassen. Nicht jeder Widerspruch begründet automatisch einen Rechtsverstoß, er ist aber ein sinnvoller Anlass für eine Rückfrage.

Kein allgemeiner Anspruch auf Dank und Bedauern

Viele Arbeitszeugnisse enden mit Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern über das Ausscheiden und guten Wünschen für die Zukunft. Solche Schlussformeln sind im Bewerbungsalltag verbreitet, gehören nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aber nicht zum notwendigen Zeugnisinhalt.

Arbeitnehmer können grundsätzlich weder die erstmalige Aufnahme noch eine bestimmte Fassung dieser persönlichen Aussagen verlangen. Ein Zeugnis ist daher nicht allein deshalb rechtswidrig, weil Dank, Bedauern oder Zukunftswünsche fehlen. In der Praxis kann eine fehlende Schlussformel dennoch auffallen. Diese mögliche Außenwirkung ist von einem einklagbaren Anspruch zu unterscheiden.

Eine besondere Konstellation entsteht, wenn der Arbeitgeber bereits eine positive Schlussformel erteilt und sie nach einer berechtigten Reklamation entfernt. Geschieht dies allein als Reaktion darauf, dass der Arbeitnehmer zulässigerweise eine Korrektur verlangt hat, kann darin eine unzulässige Maßregelung liegen. Daraus folgt jedoch weiterhin kein allgemeiner Anspruch auf eine Schlussformel in jedem Zeugnis.

Welche Zeugnisnote verlangt werden kann

Der Arbeitszeugnis-Anspruch richtet sich auf eine wahre und leistungsgerechte Beurteilung. Er verschafft keinen automatischen Anspruch auf die Note „gut“ oder „sehr gut“. Für einen Rechtsstreit ist daher entscheidend, wer die Voraussetzungen einer abweichenden Bewertung darlegen und beweisen muss.

Erteilt der Arbeitgeber eine Bewertung mit „zur vollen Zufriedenheit“, also eine befriedigende Leistung, muss der Arbeitnehmer konkrete Tatsachen vortragen und gegebenenfalls beweisen, wenn er eine bessere Zeugnisnote verlangt. Dass in einem Beruf oder einer Branche möglicherweise häufig gute oder sehr gute Zeugnisse ausgestellt werden, verschiebt diese Beweislast nicht automatisch.

Als Belege kommen je nach Einzelfall dokumentierte Zielerreichungen, Leistungsbeurteilungen, vereinbarte oder gezahlte Prämien, nachweisbare Arbeitserfolge, konkrete positive Rückmeldungen und ein früheres Zwischenzeugnis in Betracht. Ein Zwischenzeugnis ist besonders hilfreich, wenn Aufgaben und Führungspersonen später gewechselt haben. Es garantiert allerdings nicht in jeder Situation dieselbe Bewertung im Endzeugnis, etwa wenn sich die Leistung danach nachweisbar verändert hat.

Arbeitszeugnis korrigieren: strukturiert statt pauschal vorgehen

Eine pauschale Forderung nach einem „besseren Zeugnis“ ist meist wenig überzeugend. Erfolgversprechender ist eine genaue Prüfung mit konkreten Änderungswünschen.

1. Formale und sachliche Daten abgleichen: Stimmen Name, Beschäftigungsdauer, Position und Aufgaben? Sind wesentliche Verantwortungsbereiche enthalten?
2. Leistung und Verhalten getrennt prüfen: Passen Einzelbewertungen, Verhaltensbeurteilung und Gesamtformel zusammen?
3. Fehler präzise benennen: Statt lediglich eine bessere Note zu verlangen, sollten falsche Zeitangaben, fehlende Aufgaben oder konkrete Widersprüche aufgeführt werden.
4. Korrektur schriftlich verlangen: Das Schreiben sollte sachlich formuliert sein, die beanstandeten Stellen nennen und eine angemessene Frist setzen.
5. Nachweise beifügen: Aufgabenbeschreibungen, Zielvereinbarungen, Beurteilungen, dokumentierte Erfolge oder ein Zwischenzeugnis können die Forderung stützen.
6. Ausschlussfristen prüfen: Arbeitsvertrag und anwendbarer Tarifvertrag können kurze Fristen für die Geltendmachung von Ansprüchen enthalten.
7. Bei Ablehnung beraten lassen: Bleibt eine sachlich begründete Beanstandung erfolglos, kann der Anspruch vor dem Arbeitsgericht verfolgt werden.

Entspricht ein Zeugnis nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann Berichtigung oder Ergänzung verlangt werden. Rechtlich geht es dabei um die ordnungsgemäße Erfüllung des ursprünglichen Zeugnisanspruchs. Der Arbeitnehmer darf Fehler und unzutreffende Wertungen angreifen, kann dem Arbeitgeber aber grundsätzlich nicht jede einzelne Formulierung vorschreiben. Wortwahl und sprachliche Gestaltung liegen zunächst in dessen pflichtgemäßem Beurteilungsspielraum.

Warum eine Beanstandung nicht aufgeschoben werden sollte

Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt nach § 195 Bürgerliches Gesetzbuch drei Jahre. Ihr Beginn richtet sich grundsätzlich nach § 199 BGB und liegt regelmäßig am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Berechtigte von den maßgeblichen Umständen Kenntnis hatte oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte haben müssen.

Diese Frist ist keine sichere Empfehlung zum Abwarten. Arbeits- oder Tarifverträge können kürzere Ausschlussfristen vorsehen. Zudem kann langes Zuwarten weitere rechtliche Einwände begünstigen und die Beweisführung erschweren. Personalwechsel, gelöschte Unterlagen und verblassende Erinnerungen machen eine spätere Klärung praktisch schwieriger. Ein fehlerhaftes Zeugnis sollte deshalb möglichst bald nach Erhalt schriftlich beanstandet werden.

Bei der Prüfung zählt am Ende mehr als die Suche nach vermeintlichen Geheimcodes. Ausschlaggebend sind eine zutreffende Tätigkeitsdarstellung, verständliche Aussagen zu Leistung und Verhalten sowie ein in sich stimmiges Gesamturteil. Die üblichen Arbeitszeugnis-Formulierungen bieten Orientierung, ersetzen aber weder die Betrachtung des gesamten Textes noch belastbare Nachweise, wenn eine bessere Bewertung durchgesetzt werden soll.